Is het alweer zo laat? Een moment dat je waarschijnlijk maar al te goed kent op kantoor. Lang blijven hangen bij de koffiemachine, scrollen door sociale media en toch even je nieuwsfeed doornemen op het internet. Het is te gemakkelijk om tijdens een werkdag van het goede spoor te raken. Maar wat zijn deze zogenaamde tijdverspillers? En hoe ga je ermee om voordat ze uit de hand lopen?
Je smartphone
Oké, deze eerste is misschien niet geheel verrassend, maar het is niettemin belangrijk: voor de meeste mensen is de grootste tijdverspiller op het werk waarschijnlijk de smartphone. Eigenlijk weten we allemaal dat het zelden om een snelle blik op het toestel gaat. Wie heeft er niet eens de tijd willen checken en zich een uur later tussen sociale media, diverse apps en berichten afgevraagd wat je nou alweer precies wilde zien op je telefoon.
De oplossing: leg de smartphone ver weg of laat hem, het beste van alles, in je zak. Als het geluid gedempt is, zul je niet eens in de verleiding komen om even te kijken om te zien waarom die ‘pling’ ging.
Onnodige vergaderingen
Laten we de feiten onder ogen zien: niet alle vergaderingen zijn productief. Sommigen zijn misschien zelfs ronduit onnodig en een complete tijdverspilling. Ze hadden vaak net zo goed een mailtje kunnen zijn. Volgens onderzoek geeft 67 procent van de werknemers aan dat te veel tijd besteden aan vergaderingen hen ervan weerhoudt productief te zijn op het werk. En maar liefst 92 procent van de werknemers merkt dat ze multitasken tijdens deze vergaderingen.
De oplossing: structureer vergaderingen van tevoren en zorg voor discussiepunten. Vergader ook alleen als het absoluut noodzakelijk is en stel tijdslimieten in.
E-mails en chats
Een zegen en een vloek tegelijkertijd: Diensten als Slack en Teams hebben enerzijds de communicatie op het werk effectiever gemaakt – maar kosten anderzijds ook veel tijd: als er voor elk nieuw bericht een venster verschijnt, haalt het je van je taak én uit je concentratie.
De oplossing: het is misschien niet zo eenvoudig om je status op ‘afwezig’ te zetten, maar reserveer per dag een aantal timeslots waarin je dat wel bent. Veel collega’s zijn je waarschijnlijk dankbaar dat je het goede voorbeeld geeft. E-mails zijn daarnaast een groot deel van de communicatie op het werk, maar ze kunnen ook een grote tijdverspilling zijn als ze niet op de juiste manier worden gebruikt.
Het kan gemakkelijk zijn om de hele dag door te verdwalen in labyrint vol e-mails. Managers verspillen elke week drie tot vier uur aan het lezen van e-mails die geen waarde toevoegen. Dat is grofweg 177 uur per jaar (ongeveer een hele week!) aan verspilde tijd.
Multitasken
Het lijkt misschien alsof het je op de lange termijn tijd zal besparen als je van taak naar taak springt. Maar raad eens? Dat zal niet gebeuren. Multitasken is eigenlijk één van de grootste tijdrovende zaken voor bedrijven: slechts 2,5 procent van de mensen kan daadwerkelijk effectief multitasken.
Multitasken zorgt ervoor dat je fouten maakt, de kwaliteit van je werk vermindert en de creativiteit belemmert. Om nog maar te zwijgen: het kan een belangrijke oorzaak zijn van burn-out.
Chaos op de werkvloer
Waar was het document met die belangrijke informatie ook alweer opgeslagen? Waarom wordt het niet opgeslagen in de projectmap? En waar is het bestand met de afbeeldingen? Zoeken kost veel tijd – en als je bureau ook zo chaotisch is, lijkt er nooit een einde te komen aan de zoektocht naar spullen en documenten.
Neem daarom regelmatig de tijd om je pc én je werkplek te organiseren. Denk na over een structuur en zet niet alles op je desktop.
Perfectionisme en rust
Heb jij hoge verwachtingen van jezelf? Dat kan goed zijn voor je carrière, maar het heeft ook een keerzijde: de drang om alles perfect te doen kan ervoor zorgen dat je buitensporig veel tijd besteedt aan details die misschien niet zo belangrijk zijn.
Concentreer je op wat echt belangrijk is en ‘goed genoeg’ is in veel gevallen meer dan voldoende. Volg het Pareto-principe: met 20 procent van je inspanning kun je vaak 80 procent van het succes behalen – en in de meeste gevallen is dat ruim voldoende.
En let daarbij op rust. Een gebrek aan regelmatige pauzes en hersteltijd op het werk kan ertoe leiden dat je productiviteit achteruit gaat. Neem daarom bewust de tijd voor korte pauzes om je batterijen op te laden, en gun jezelf regelmatig langere hersteltijden om echt te herstellen.
