Digitale communicatie kan een uitdaging zijn, vooral op de werkplek. Eén enkele onjuiste woordkeuze of een misplaatst uitroepteken kan de ontvangst van je boodschap veranderen en je professionaliteit om zeep helpen.
Een onderzoek van de taalkundigen bij Boston University wijst uit dat 88 procent geregeld spijt heeft van een e-mail, direct na het versturen. En 28 procent zegt wel eens een e-mail verstuurd te hebben die hun carrière hebben geschaad. Hieronder een aantal tips en valkuilen om te ontwijken.
Te formeel
Hoewel formaliteit cruciaal blijft om professioneel over te komen, moet je, als je een klant e-mailt die je persoonlijk bij je voornaam noemt, niet terugkeren naar ‘de heer of mevrouw’. De aanheft moet altijd je relatie met die persoon weerspiegelen.
Maar overdrijf het niet
Hoewel een e-mailgesprek snel beknopt en vriendelijk kan worden, kan het te informeel beginnen, bijvoorbeeld door ‘Hey’ of ‘Hallo’. Dat riekt naar een gebrek aan professionaliteit. Begin een gesprek altijd ‘beleefd en formeel’ volgens Boston University en volg de leiding van de ander.
Klikken op ‘Reply to all’
Tenzij wat je zegt op absoluut iedereen van toepassing is, reageer je alleen op de afzender. Het is vervelend om antwoorden van één zin te ontvangen van veertig verschillende mensen, vooral als het onderwerp niet relevant is voor je.
Typefouten en grammatica
De grootste fout is dat veel mensen niet nog even één keer hun bericht doorlezen en bewerken waar nodig. Deze fout kan gemakkelijk op de zenuwen van je collega’s of klanten/connecties werken: bijna de helft, 48 procent, van de ondervraagden zei dat ze typefouten in zakelijke e-mails strenger beoordelen dan in zakelijke chat-apps als Slack of via WhatsApp.
Onduidelijkheid
Het niet duidelijk verwoorden van je boodschap. Omslachtig schrijven, te veel jargon of dubbelzinnig taalgebruik gebruiken kan tot misverstanden, vertragingen en frustratie leiden. Wees in plaats daarvan beknopt en specifiek in je e-mails. Drie manieren om dat te doen is als eerste een duidelijke onderwerpregel. Vervolgens zorg je voor een duidelijke volgorde van informatie. En als laatste werken bulletpoints soms erg overzichtelijk.
Emotie
Een té heftige e-mail sturen als de emoties hoog oplopen. ‘Stuur nooit een e-mail als je je extreem emotioneel voelt.’ Mensen behandelen e-mails of andere online communicatie soms als een informeel gesprek dat je in de gang voert, en dat is het niet. In plaats daarvan moet je als vuistregel ‘e-mailen alsof het ooit in de rechtszaal voorgelezen zou kunnen worden’. Dus als het voorvalt, schrijf een concept en wacht een paar uur. Of probeer de ouderwetse oplossing zodat je ook wat meer van de toon of lichaamstaal meekrijgt: Bel of spreek face-to-face af om de lucht te klaren.
Gebruik emoji’s of afkortingen
Emoji’s en afkortingen zijn over het algemeen onprofessioneel in zakelijke e-mails. Laat de smiley’s achterwege, net zoals afkortingen. Hieruit blijkt dat je de e-mail niet ziet als iets vluchtigs, maar er tijd en aandacht aan hebt gegeven.
